Artículo 1: Propósito
Este reglamento tiene como objetivo establecer las causas y procedimientos para la fusión de dos congresos organizados por REDIIE, garantizando la eficiencia operativa y la calidad de los eventos académicos.
Artículo 2: Causas para la Fusión de Congresos
La decisión de fusionar dos congresos se tomará bajo las siguientes circunstancias:
- Baja inscripción de participantes: Cuando el número de inscritos en uno o ambos congresos no alcance el mínimo necesario para justificar su realización de manera independiente.
- Coincidencia temática: Cuando los objetivos, temáticas y públicos objetivo de ambos congresos se consideren complementarios o significativamente similares.
- Optimización de recursos: Cuando la fusión permita un uso más eficiente de recursos humanos, económicos y logísticos.
- Factores externos: Cuando eventos externos, como crisis económicas, restricciones de movilidad o emergencias de salud pública, limiten la viabilidad de realizar dos congresos por separado.
- Recomendación de la Presidencia de REDIIE: Cuando este órgano determine que la fusión favorece el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la red.
Artículo 3: Procedimiento para la Fusión
- Análisis previo:
a. La Presidencia evaluará las razones y la viabilidad de la fusión, considerando el desempeño de los comités respectivos de ambos congresos.
b. Se informará sobre la fusión en la página web respectiva, cautelando las proyecciones de impacto académico y financiero. - Aprobación:
a. La decisión será tomada por la Presidencia de REDIIE, como órgano superior de la red.
b. Una vez decidida la fusión, se comunicará oficialmente a los organizadores y participantes registrados. - Rediseño del congreso fusionado:
a. Se consolidará un solo programa académico, integrando las actividades y ponencias aprobadas de ambos congresos.
b. Se mantendrán las páginas web de cada congreso y se reestructurarán las fechas, modalidades y sedes, según corresponda.
Artículo 4: Disolución de Comités
En caso de fusión, los comités respectivos de cada congreso dejarán de operar, y sus funciones serán asumidas por la Presidencia y Coordinación General de REDIIE. Esta estrategia buscará garantizar el éxito del evento fusionado.
Artículo 5: Comunicación a los Participantes
REDIIE informará a todos los inscritos sobre la decisión de fusión, los cambios en el programa y las implicaciones logísticas, asegurando:
- Transparencia en los motivos de la fusión, indicados en cada congreso («Temas operativos»).
- Siguiendo las bases de congresos REDIIE, no se permitirán reembolsos a quienes deseen cancelar su inscripción.
- Garantía de que los objetivos académicos originales serán respetados en el evento fusionado.
Artículo 6: Revisión y Actualización del Reglamento
Este reglamento será revisado periódicamente por el Directorio de REDIIE para incorporar mejoras y adaptaciones según las necesidades de la red y las experiencias acumuladas.
Disposición Final
La fusión de congresos será considerada una medida estratégica para garantizar el éxito y relevancia de los eventos organizados por REDIIE, priorizando siempre la calidad académica y la experiencia de los participantes.
Aprobado: 10 de marzo de 2023.
